Política de Privacidad

Versión 2.0 · Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) · Última actualización: 12 de octubre de 2026

1. Quién responde por tus datos

Azientto es un software de Aziendale S.A.S., NIT 901.846.130-9, con domicilio en Envigado, Antioquia (Colombia). Dirección: Carrera 24 D # 39 C Sur 91, Envigado, Antioquia. Correo para temas de datos personales: herramientascontables31@gmail.com.

Aziendale es responsable de los datos de las personas que usan Azientto (nombre, correo, contraseña, accesos, pagos de la suscripción). Frente a los datos de clientes, proveedores y empleados que cada empresa carga, Aziendale es encargado: los trata por cuenta de esa empresa, que es la responsable. Los derechos y el procedimiento para reclamar están en la Política de Tratamiento de Datos.

2. Datos que tratamos

De quien usa Azientto: nombre, correo electrónico, contraseña (se guarda cifrada y nadie puede leerla), rol en cada empresa y el resultado de los pagos de la suscripción que informa Wompi. El número de la tarjeta lo captura Wompi: Azientto no lo ve.
De la empresa: NIT, razón social, dirección, actividad económica, responsabilidades tributarias, resoluciones de facturación y certificado digital.
De los terceros de la empresa: clientes, proveedores y empleados, con su identificación, nombre, dirección, teléfono, correo, cuentas por cobrar y por pagar y, para la nómina, salario, afiliaciones a seguridad social y novedades (incluidas incapacidades y licencias, en días y valores, sin diagnóstico).
Registros de uso y seguridad: la bitácora de cambios guarda quién hizo cada cambio, la fecha, la dirección IP y el navegador; las solicitudes de cambio de contraseña guardan la IP; los intentos de inicio de sesión se cuentan por IP y correo para frenar ataques.
Del asistente de IA: un conteo mensual de mensajes y de uso por empresa, y la pregunta y la respuesta solo cuando las calificas con 👍 o 👎.

3. Para qué los usamos

Prestar el servicio: contabilidad, facturación y nómina electrónica, cartera, inventario, conciliación bancaria y borradores de declaraciones.
Enviar los correos del servicio que se describen en el punto 7.
Cobrar la suscripción y dar soporte.
Proteger las cuentas: bitácora de cambios, límite de intentos de inicio de sesión y avisos de integridad de los datos.
Mejorar el asistente con las respuestas que calificas.
Cumplir obligaciones legales: conservación de documentos con efectos fiscales y requerimientos de autoridad competente.

No vendemos datos, no enviamos publicidad y no usamos herramientas de analítica ni cookies de terceros.

4. Inteligencia artificial: apagada hasta que la empresa la encienda

Toda función que usa una IA externa con datos de la empresa pasa por un interruptor por empresa, en Empresa → Lo que Azientto hace solo → Inteligencia artificial. Viene apagado. Si está apagado, o si el sistema no logra leer el interruptor, ningún dato de la empresa sale a una IA: el asistente responde con las guías de Azientto, la cuenta de gasto se sugiere con el historial del proveedor y palabras clave, y las facturas y los extractos se cargan por XML, Excel, CSV u OFX.

Con el interruptor encendido, esto es lo que sale y a quién:

Anthropic (modelo Claude), asistente: tu pregunta, la conversación en curso y los datos de tu empresa que el asistente consulte para responderte (saldos, cartera, cuentas por pagar, vencimientos, estado de un documento, advertencias de auditoría). No se envían archivos ni contraseñas, y los nombres de terceros solo cuando la pregunta los necesita.
Anthropic (Claude), agente de contabilización automática: el nombre del proveedor, la descripción y el valor de cada línea de la factura de compra y la lista de cuentas posibles, para escoger la cuenta de las líneas dudosas.
Anthropic (Claude), clasificación de gastos: la descripción de la línea, su valor y la cuenta que suele usar ese proveedor.
Anthropic (Claude), lectura de facturas y recibos: la foto o el PDF completo del documento, con todo lo que contenga (NIT, nombres, valores), cuando lo cargas para leerlo, causas con foto, lo envías por WhatsApp o, en las legalizaciones de viaje, la sube un empleado desde su enlace.
Anthropic (Claude), explicación de la revisión de la nómina: solo cuando le das «Explicarme estos hallazgos» en un período de nómina: los hallazgos ya calculados (tipo, cifras y fechas) con los empleados como «Persona 1», «Persona 2»…, sin nombres ni documentos.
Anthropic (Claude), extractos escaneados o en un formato que no reconocemos: el PDF o la foto completa del extracto (si el PDF tiene clave, las imágenes de sus páginas; la clave nunca sale de tu equipo), solo cuando oprimes «Leer con IA (sale del equipo)».

Toda la IA de Azientto usa un solo proveedor: Anthropic, que procesa en Estados Unidos. Azientto se conecta directamente con su servicio comercial (API); lo que haga con los datos se rige por sus condiciones para ese servicio, en el que Anthropic no usa el contenido que enviamos para entrenar sus modelos. Cuánto tiempo conserva los datos que recibe lo definen sus propios términos de servicio, a los que remitimos.

Soporte por WhatsApp (Meta y Anthropic). Es un uso aparte: no depende de ese interruptor porque no procesa datos contables de ninguna empresa. Si le escribes al número de soporte de Azientto, tu mensaje y tu número de celular pasan por Meta (WhatsApp) y tu pregunta se responde con apoyo de Anthropic (Claude), que recibe solo el texto de tu duda y fragmentos de la ayuda pública de Azientto. Si hay que pasar el caso a una persona, el equipo de Azientto recibe por WhatsApp y por correo el resumen y la conversación con tu número. Guardamos la conversación para atenderte y para medir el costo del servicio. El agente solo explica cómo usar Azientto: no te pide claves, NIT, cifras ni documentos, y no te los debes enviar por ese chat; tampoco cambia nada en tu cuenta. Si tu número coincide con el de un usuario de Azientto, puede saludarte por tu nombre, y nada más.

5. Lo que se lee en tu navegador y no se sube

Estos archivos se leen en tu propio equipo. El archivo no llega a Azientto ni a ningún tercero: al servidor solo llegan los datos leídos que tú confirmas.

El PDF del RUT (en la ficha del tercero y en la carga masiva de RUT).
La foto o el PDF de la cédula del empleado.
La planilla PILA (archivo plano, Excel o PDF del operador).
Los extractos bancarios en Excel, CSV, OFX, Asobancaria o PDF con texto, y la clave si el archivo la tiene.

Para leer la cédula, el navegador descarga el programa de lectura desde una red pública de distribución de código (jsDelivr); esa descarga no lleva nada del documento. La única excepción a esta lista es el extracto escaneado que envías a la IA con la acción descrita en el punto 4. Los demás archivos que cargas (XML de facturas, archivos de importación, certificado digital) sí llegan al servidor de Azientto para procesarse.

6. Quién más trata los datos (encargados)

Vercel (Estados Unidos): aloja la aplicación, cuyas funciones corren en Washington, y guarda en Vercel Blob los respaldos automáticos y las imágenes de productos.
Neon (Estados Unidos, Virginia): base de datos donde vive toda la información.
Resend (Estados Unidos): envía los correos; recibe el destinatario, el asunto, el contenido y los adjuntos.
MATIAS, proveedor tecnológico de facturación electrónica: recibe los datos de cada factura, nota, documento soporte o nómina electrónica que emites (identificación, nombre, dirección y correo del adquirente o del trabajador, y los valores) y los transmite a la DIAN.
Wompi: procesa el pago de la suscripción y los enlaces de pago de las facturas.
Anthropic: solo con el interruptor de IA encendido (punto 4).
Meta (WhatsApp): solo si el canal de WhatsApp está habilitado para la empresa; la foto que envías pasa por Meta y se lee con Claude si la IA está encendida. También pasa por Meta lo que le escribes al soporte por WhatsApp de Azientto (punto 4).

Servicios que conecta la empresa: si la empresa conecta su tienda o pasarela (Shopify, Wompi, Mercado Pago o ePayco), Azientto consulta esos servicios con las claves de la empresa para traer ventas y pagos, con los datos del comprador. Esa relación es entre la empresa y su proveedor.

Además, Azientto consulta en la DIAN los documentos recibidos cuando la empresa lo pide con su clave de acceso, y la TRM en Datos Abiertos Colombia (sin datos personales). Entregamos datos a autoridades solo cuando medie requerimiento legal.

Autocompletar un tercero: cuando oprimes «Autocompletar» junto a un NIT o una cédula, para llenar la razón social y el correo de factura electrónica se consulta ese número, de a uno y solo cuando tú lo pides, en la DIAN a través del proveedor de facturación (MATIAS, únicamente si vas a facturarle y la empresa lo tiene conectado) y en el RUES, el registro público de las cámaras de comercio (datos abiertos en datos.gov.co). Sale únicamente el número consultado.

Como la infraestructura está en Estados Unidos, hay transmisión internacional de datos a encargados. Estados Unidos figura entre los países con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017).

7. Correos automáticos

A ti: recuperación de contraseña y aviso, al correo anterior, de que cambió el correo de tu cuenta.
A los usuarios de la empresa: avisos de vencimientos tributarios y, si alguien los programa, tableros y resúmenes de auditoría con las cifras que ese usuario puede ver.
A los clientes y empleados de la empresa, cuando la empresa lo ordena: facturas, cotizaciones, desprendibles de nómina y estados de cuenta, con sus PDF y XML. Si la empresa enciende la cobranza automática, cada cliente con saldo recibe sus facturas pendientes en el correo de su ficha. Estos correos salen con el nombre de la empresa desde el dominio de Azientto, y quedan registrados el envío, su estado y los rebotes.
Al equipo de Azientto: avisos técnicos internos (integridad de los datos, inventario descuadrado, respaldos fallidos) con el nombre y el NIT de la empresa y las cifras del control, sin datos de sus terceros.

8. Seguridad

Todo viaja cifrado entre tu navegador y Azientto.
Las contraseñas se guardan cifradas de forma que nadie, ni el equipo de Azientto, puede leerlas.
La clave de acceso a MATIAS, las claves de tiendas y pasarelas y la clave del certificado digital se guardan cifradas.
Los respaldos automáticos se guardan comprimidos y cifrados en Vercel Blob, y solo el administrador de la empresa los descarga, desde Azientto.

Ningún sistema es invulnerable. Si un incidente de seguridad afecta datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, como lo exige el literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

9. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras la cuenta y la empresa existan se conserva todo, incluida la bitácora de cambios con IP y navegador.
Respaldos automáticos: uno cada siete días por empresa; se guardan los últimos ocho (unos dos meses) y los más viejos se borran solos.
Si eliminas tu cuenta: se corta el acceso y se reemplaza tu correo; tu nombre queda en la bitácora de lo que hiciste y los documentos de las empresas no se borran. El borrado definitivo, cumplido el plazo legal, se pide a herramientascontables31@gmail.com y se hace a mano.
Eliminar una empresa: solo se puede si no tiene ningún movimiento. La pide el administrador escribiendo el NIT y la aprueba soporte; se borra con su configuración y queda un registro mínimo de la eliminación. Con movimientos no se borra.
Documentos con efectos fiscales (facturas, asientos, nómina, declaraciones): al menos cinco años (artículo 632 del Estatuto Tributario y artículo 46 de la Ley 962 de 2005). Conservar los libros por diez años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005) es obligación de la empresa: descarga tu respaldo en Empresa → Respaldo.
Los conteos de intentos de inicio de sesión se borran cuando vence su ventana.

10. Tus derechos

Puedes conocer, actualizar, rectificar y pedir la supresión de tus datos, pedir prueba de la autorización y revocarla, en los términos de la Ley 1581 de 2012. El procedimiento y los plazos están en la Política de Tratamiento de Datos. Escríbenos a herramientascontables31@gmail.com.

11. Cookies y almacenamiento del navegador

Usamos solo la cookie necesaria para mantener tu sesión. El navegador guarda además preferencias y borradores de algunas pantallas. No hay cookies de publicidad ni de seguimiento.