10. Cierre del mes

Paso a paso

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   Haz la nota de contabilidad del ajuste

   En Contabilidad → Asientos y ajustes → Ajustes contables registra lo que ningún documento trae, como la provisión del ICA (si no tienes las subcuentas 511505 y 241205, créalas en Empresa → PUC). En la columna Tercero va a quién se le debe: el Municipio de Manizales; sin él, la exógena lo marca como error. Queda como nota AJ, con tu descripción. Las operaciones normales nunca van por aquí: van por su documento.

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   Registra el activo fijo una sola vez

   En Activos fijos → Nuevo activo, la tostadora que vino en el balance de apertura se registra como «Saldo inicial (ya está en libros)»: no duplica el asiento y desde ahí se deprecia sola.

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   Registra el gasto pagado por anticipado

   La póliza de un año se paga hoy pero es gasto de 12 meses. En Diferidos → Nuevo diferido escoge «Registrar el pago aquí», la contrapartida (el banco, 111005), la aseguradora como tercero, el valor y los 12 meses. La ventana te muestra el asiento antes de crearlo.

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   Deprecia el mes

   En Contabilidad → Activos fijos → Depreciación mensual escoge agosto y «Ver vista previa»: la cuota de cada activo ($ 800.000 la tostadora). Marca que revisaste el cálculo y «Ejecutar depreciación».

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   Amortiza los diferidos

   Igual en Diferidos → Amortización mensual: la póliza baja $ 300.000 cada mes.

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   Mira la campana de pendientes

   La campana de arriba junta lo pendiente por área, cada cosa con su enlace: facturas vencidas por cobrar y por pagar, extractos sin conciliar, la depreciación o la amortización del mes sin contabilizar, la nómina sin liquidar, turnos de caja abiertos y los meses sin cerrar. Lo que no puedas hacer hoy, «Ocultar hasta mañana». Antes de cerrar, que en Contabilidad y Nómina no quede nada del mes.

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   Cierra el mes

   En Cierre mensual, «Cerrar mes» revisa que estén la depreciación, la amortización, la nómina, que no queden borradores y que cuadre la partida doble. Cerrado, nadie registra nada con fecha de agosto hasta que lo reabras con un motivo.

Qué queda en la contabilidad

Errores comunes

• Hacer por nota manual lo que tiene documento (una venta, un pago): se pierde el soporte y la trazabilidad.
• Llevar el pago de un seguro anual todo al gasto del mes: el resultado de ese mes queda castigado.
• Cerrar el mes sin depreciar: la lista de revisión no te deja, y es mejor así.
• Reabrir un mes ya declarado sin revisar el IVA y la retención que salieron de él.
• Hacer la nota de ajuste de un gasto sin tercero: en la exógena sale como «sin tercero identificado». Si el gasto tiene a quién reportarse, ponle el tercero.

La norma