9. Nómina del mes
Crea el empleado, liquida el mes, paga y saca la PILA y los desprendibles.
12 minutos · 7 pasos. Desde el 1 de agosto La Montaña tiene dos empleados: Valentina Ríos Osorio, operaria de tostión con salario mínimo ($ 1.750.905 más auxilio de transporte de $ 249.095), y Andrés Felipe Gómez Arango, jefe de producción, con $ 3.200.000.
Pruébalo en AzienttoPaso a paso
Crea el empleado
En Empleados → Nuevo empleado llena la ficha: documento, nombres, contrato y fecha de ingreso, salario mensual y su EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías, ARL y caja (si las listas salen vacías, el aviso «Cargarlos» trae el catálogo). Con el auxilio de transporte en «Automático» se paga mientras el salario no pase de 2 salarios mínimos. Al crearlo se abre su ficha.
1.750.905
Crea el período y se liquida
En Períodos → Nuevo período escoge Mensual, agosto de 2026 y la fecha de pago, y usa «Crear y liquidar»: Azientto liquida a todos los empleados activos con las novedades aprobadas.
Revisa la liquidación
El período se abre como un documento: en Liquidaciones ves básico, devengado, deducciones y neto de cada empleado, y «Cómo se arma el período» cuadra lo que recibe el trabajador con lo que le cuesta a la empresa. Salud y pensión del empleado (4 % y 4 %) ya están descontadas; a la derecha, «Qué falta» lleva la cuenta de los pasos.
Aprueba la nómina
«Aprobar nómina» contabiliza el asiento de la nómina con sus provisiones y deja el período aprobado; enseguida el botón principal pasa a «Emitir a la DIAN»: la nómina aprobada ya es abono en cuenta, así que se emite sin esperar el pago, en los 10 primeros días del mes siguiente (Res. DIAN 000013 de 2021). En la empresa de práctica no emitimos.
Registra el pago
«Registrar pago» hace el comprobante de egreso de los netos desde tu banco; está al lado de «Emitir a la DIAN» (o es el botón principal si ya emitiste o no emites). «Emitir a la DIAN» sale un documento por persona con el resultado de cada uno; si falta algo (conectar MATIAS, la numeración, la otra quincena), arriba dice qué y te lleva a arreglarlo.
Descarga el archivo de la PILA
En Reportes de nómina escoge el período y descarga el archivo plano de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) para subirlo a tu operador: Aportes en Línea, SOI, Mi Planilla u otro.
Entrega los desprendibles
En Desprendibles de pago escoge el período y toca al empleado: se abre su desprendible, que descargas en PDF. «PDF de todos» y «Enviar por correo» los sacan de una vez.
Qué queda en la contabilidad
La parte de Valentina en el asiento de la nómina de agosto
La empresa no paga salud del empleador, SENA ni ICBF por quienes ganan menos de 10 salarios mínimos (Art. 114-1 ET). Las prestaciones y las vacaciones se causan cada mes.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 510506 Sueldos | $ 1.750.905 | |
| 510527 Auxilio de transporte | $ 249.095 | |
| 510570 Aportes a fondos de pensiones (12 %) | $ 210.109 | |
| 510568 Aportes a ARL (riesgo I) | $ 9.140 | |
| 510572 Aportes a cajas de compensación (4 %) | $ 70.036 | |
| 510530 Cesantías | $ 166.667 | |
| 510533 Intereses sobre cesantías | $ 20.000 | |
| 510536 Prima de servicios | $ 166.667 | |
| 510539 Vacaciones | $ 72.954 | |
| 250505 Salarios por pagar (neto) | $ 1.859.928 | |
| 237005 Aportes a EPS (4 % del empleado) | $ 70.036 | |
| 237045 Aportes a fondos de pensiones (4 % + 12 %) | $ 280.145 | |
| 237006 Aportes a ARL | $ 9.140 | |
| 237010 Aportes a cajas de compensación | $ 70.036 | |
| 261005 Provisión cesantías | $ 166.667 | |
| 261010 Provisión intereses sobre cesantías | $ 20.000 | |
| 261020 Provisión prima de servicios | $ 166.667 | |
| 252505 Vacaciones consolidadas por pagar | $ 72.954 | |
| Sumas iguales | $ 2.715.573 | $ 2.715.573 |
Errores comunes
- Liquidar sin cargar las novedades (horas extra, incapacidades, licencias): se reliquida, pero la PILA ya puede estar pagada.
- Causar las vacaciones al gasto cuando se disfrutan: el gasto se causa cada mes contra las vacaciones consolidadas (252505; o la provisión 261015 si la empresa usa ese esquema) y el disfrute descarga ese pasivo.
- Pagar el auxilio de transporte a quien gana más de 2 salarios mínimos.
- No pagar la PILA a tiempo: sin paz y salvo de aportes, el salario no es deducible en renta.
La norma
Art. 249 del Código Sustantivo del Trabajo
«Todo empleador esta obligado a pagar a sus trabajadores, y a las demás personas que se indican en este Capítulo, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.»
Por eso cada mes se provisiona el 8,33 % para cesantías. Leer la norma completa
Art. 108 del Estatuto Tributario
«Para aceptar la deducción por salarios, los patronos obligados a pagar subsidio familiar y a hacer aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), al Instituto de Seguros Sociales (ISS), y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), deben estar a paz y salvo por tales conceptos»
La PILA pagada a tiempo es requisito para deducir la nómina. Leer la norma completa