3. Clientes y proveedores
Crea terceros bien hechos: con su RUT, sus cuatro nombres y su condición tributaria.
6 minutos · 6 pasos. La Montaña va a contratar a Jorge Iván Cardona Ríos, un técnico persona natural de Manizales, para el cargue y descargue del café verde. Primero hay que crearlo como tercero.
Pruébalo en AzienttoPaso a paso
Abre Nuevo tercero
Clientes, proveedores, empleados y bancos viven en un solo directorio: Terceros. Un tercero es cliente o proveedor según los documentos que le hagas.
Arrastra el RUT del tercero
Si el tercero te dio su RUT, suéltalo en la franja «¿Tienes el RUT? Arrástralo aquí» o usa «Seleccionar archivo»: se llenan documento, nombres, dirección, municipio, actividad y responsabilidades, y cada campo queda marcado «del RUT». Es la forma más rápida de no equivocarte en el NIT.
Revisa los cuatro campos del nombre
Para una persona natural la DIAN pide primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido por separado. Así salen en la factura electrónica y en la exógena.
Marca su condición tributaria
En «Fiscal y comercial», responsable de IVA, gran contribuyente, autorretenedor, régimen SIMPLE y declarante de renta cambian la retención que le practicas. Jorge Iván no es responsable de IVA (su RUT trae la O-49) ni declarante: por eso su retención por servicios será del 6 %.
Crea el tercero
Si el tipo de documento es NIT, el DV se calcula solo, y si ese número ya existe la ventana te ofrece abrir el tercero que ya tienes. Para muchos terceros a la vez usa Más → Importar desde Excel.
Revisa su ficha
Al crearlo se abre la ficha del tercero, con sus pestañas Datos, Fiscal y RUT, Cartera y CxP y Documentos. En «Fiscal y RUT» ves su condición tributaria y sus responsabilidades de la casilla 53; con «Editar tercero» corriges lo que falte o le dejas las retenciones sugeridas al facturar.
Errores comunes
- Escribir el nombre completo en el primer nombre: la exógena y la factura electrónica lo parten mal.
- Dejar marcado «Declarante de renta» a quien no lo es: la retención por servicios queda en 4 % cuando debía ser 6 %.
- Crear el mismo tercero dos veces con y sin DV: busca por NIT antes de crear.
- Olvidar el correo de facturación del cliente: la factura electrónica no le llega.
La norma
Art. 631 del Estatuto Tributario (literal b)
«Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido.»
Lo que llenes hoy en el tercero es lo que reportarás en la exógena del año. Leer la norma completa