2. Migra desde tu software anterior sin perder una factura
Trae cartera, cuentas por pagar, activos, nómina y productos al corte, y que cuadren.
12 minutos · 7 pasos. La Montaña apagó su software anterior el 31 de julio de 2026. Su balance trae $ 8.400.000 de clientes (dos facturas de Café de Altura) y $ 900.000 de proveedores (una factura de Trilladora El Ruiz). Para cobrar y pagar cada factura por su número, el saldo global del balance se reemplaza por el detalle.
Pruébalo en AzienttoPaso a paso
Mira los cinco pasos con la fecha de corte
En Empresa → Migración (Saldos iniciales) la fecha de corte es el último día que llevaste en el software anterior. Los cinco pasos —balance de apertura, cartera por cliente, proveedores por factura, inventario por producto y activos fijos— pasan a «Cargado» a medida que los subes. El balance va primero (lección 1).
31/07/2026
Sube la cartera factura por factura
Abre «Cartera por cliente», descarga la plantilla y llena una fila por factura pendiente. Con número y vencimiento cobras cada factura con su recibo y la cartera sale por edades. La vista previa te muestra cada documento antes de «Importar 2 registros».
nit, nombre, numero, fecha, vencimiento, saldo
Igual con los proveedores
«Proveedores por factura» usa las mismas columnas. Cada factura del proveedor queda lista para pagarla con su egreso, y el saldo global de la 220505 que trajo el balance se reversa en el mismo comprobante: nada se cuenta dos veces.
Inventario y activos fijos, si los tienes
«Inventario por producto» arma el kardex con el costo de partida (codigo, nombre, bodega, cantidad, costoUnitario). «Activos fijos» registra cada activo con su vida útil y lo ya depreciado, para que siga depreciándose por lo que le falta. La Montaña no maneja inventario y registra su tostadora en la lección del cierre.
codigo, nombre, categoria, fechaAdquisicion, valorAdquisicion, vidaUtilMeses, valorResidual, depreciacionAcumulada
Trae la nómina y crúzala con los libros
En la sección Nómina, «Descargar plantilla» trae siete hojas: empleados, prestaciones, lo pendiente de pago, acumulados del año, retención, promedios y novedades. Al «Subir la nómina», Azientto suma lo que le debes a cada empleado y lo compara con tu balance al corte: salarios por pagar (2505), cesantías (2510), intereses (2515), prima (2520), vacaciones (2525) y aportes (2370). Si no cuadra, no carga y te muestra la diferencia por cuenta.
Importa los productos con categoría y foto
En Productos y servicios → Más → «Importar desde Excel…» sube la plantilla. La categoría que no exista se crea; la foto va como enlace https:// público y el código de barras queda listo para el lector del punto de venta. Si un código ya existe, esa fila se omite y te lo dice.
codigo, descripcion, precio, categoria_iva, tarifa_iva, unidad, categoria, imagen_url, codigo_barras, tipo, maneja_inventario
Cierra la migración
Cuando la cartera, los proveedores, el inventario y la nómina cuadren con el balance, «Cerrar la migración». Desde ahí nadie registra nada con fecha del corte o anterior.
Qué queda en la contabilidad
SI-00002: cartera de Café de Altura al 31 de julio
Entra cada factura con su tercero y su número, y en el mismo comprobante se reversa el saldo global de la 130505 que traía el balance. La contrapartida de apertura queda en cero.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 130505 Clientes nacionales · FV-2291 | $ 4.900.000 | |
| 130505 Clientes nacionales · FV-2310 | $ 3.500.000 | |
| 370505 Utilidades acumuladas (contrapartida de apertura) | $ 8.400.000 | |
| 130505 Clientes nacionales (reverso del saldo global de SI-00001) | $ 8.400.000 | |
| 370505 Utilidades acumuladas (contrapartida del reverso) | $ 8.400.000 | |
| Sumas iguales | $ 16.800.000 | $ 16.800.000 |
SI-00003: proveedores al 31 de julio
Lo mismo al revés: la factura TR-0457 de Trilladora El Ruiz reemplaza el saldo global de la 220505.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 220505 Proveedores nacionales · TR-0457 | $ 900.000 | |
| 370505 Utilidades acumuladas (contrapartida de apertura) | $ 900.000 | |
| 220505 Proveedores nacionales (reverso del saldo global de SI-00001) | $ 900.000 | |
| 370505 Utilidades acumuladas (contrapartida del reverso) | $ 900.000 | |
| Sumas iguales | $ 1.800.000 | $ 1.800.000 |
Errores comunes
- Subir la cartera con un total distinto al de la 1305 del balance: el detalle reemplaza al global y la diferencia queda en la contrapartida de apertura.
- Dejar las facturas sin número ni vencimiento: quedan como «SI-<NIT>» y la cartera no sale por edades.
- Pegar la foto del producto como archivo del computador: la importación solo acepta un enlace https:// público.
- Subir la nómina sin que el balance traiga las prestaciones: el cruce no cuadra. Carga el balance con esas cuentas o genera el asiento que te propone la migración.
- Cerrar la migración antes de subir todo: después ya no se registra nada con fecha del corte.
La norma
Art. 249 del Código Sustantivo del Trabajo
«Todo empleador esta obligado a pagar a sus trabajadores, y a las demás personas que se indican en este Capítulo, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.»
Las cesantías acumuladas al corte son deuda con cada empleado: por eso la nómina migrada tiene que cuadrar con la 2510. Leer la norma completa
Art. 772 del Estatuto Tributario
«Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma.»
Migrar con el detalle por factura y por empleado es lo que mantiene los libros «en debida forma». Leer la norma completa