6. Registra una compra con retención y un documento soporte
Causa la factura del proveedor con su retención y haz el documento soporte al no obligado.
10 minutos · 8 pasos. El 14 de agosto Ingeniería Térmica del Café S.A.S. le factura a La Montaña el mantenimiento de la tostadora: $ 1.500.000 más IVA del 19 %. El 20 de agosto Jorge Iván, que no factura, cobra $ 600.000 por el cargue y descargue del café verde.
Pruébalo en AzienttoPaso a paso
Escoge el proveedor
En Nueva factura de compra busca al proveedor y copia el número de su factura electrónica (FE-8841), la fecha y el vencimiento. Si todavía no existe, «Nuevo proveedor» debajo del buscador lo crea con su RUT sin salir de la factura.
FE-8841
Describe la compra y escoge la cuenta
Si la línea no es un producto de inventario («Sin producto (va a gasto)»), escoge la cuenta PUC en la columna Cuenta. Un mantenimiento de maquinaria va a 514515; si esa subcuenta no está en tu plan de cuentas, créala primero en Empresa → PUC.
514515
Escoge el concepto de retención
En «Retefuente para todas las líneas» escoge el concepto: es un servicio a una persona jurídica, 4 %. La base mínima para servicios es de 2 UVT ($ 104.748 en 2026) y la de compras, 10 UVT ($ 523.740). Si la base no llega, Azientto no retiene.
Revisa el total a pagar
Aquí la retención sí resta: el total de la factura es $ 1.785.000 y el valor a pagar al proveedor, $ 1.725.000. Los $ 60.000 los declaras y pagas tú a la DIAN en el formulario 350.
1.725.000
Guarda y contabiliza
La factura queda causada, en cuentas por pagar y con su asiento.
Mira el asiento de la causación
Al guardar se abre la factura con su «Contabilización» al lado: el comprobante CC y si cuadra. Gasto e IVA descontable al débito; retención y proveedor al crédito.
Haz el documento soporte al no obligado a facturar
Jorge Iván no factura. En Compras → Documento soporte → Nuevo documento soporte busca al vendedor y pon la fecha, el valor antes de IVA y la descripción. Ese documento es el que te deja deducir el gasto.
600.000
Escoge la retención del no declarante
En «Retención en la fuente» escoge «Servicios — persona natural no declarante (6 %)»; el valor sale al guardar, con la base mínima y el RUT. Si dejas vacía la cuenta del gasto, va a la de gastos por defecto (519595).
Qué queda en la contabilidad
Compra a Ingeniería Térmica del Café, 14 de agosto
El gasto va sin IVA; el IVA del 19 % es descontable; retienes el 4 % y le debes al proveedor el resto.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 514515 Mantenimiento: maquinaria y equipo | $ 1.500.000 | |
| 240810 IVA descontable en compras | $ 285.000 | |
| 236525 Retención en la fuente: servicios | $ 60.000 | |
| 220505 Proveedores nacionales | $ 1.725.000 | |
| Sumas iguales | $ 1.785.000 | $ 1.785.000 |
Documento soporte a Jorge Iván Cardona, 20 de agosto
Sin IVA (no es responsable); retención del 6 % por no ser declarante.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 519595 Otros gastos diversos | $ 600.000 | |
| 236525 Retención en la fuente: servicios | $ 36.000 | |
| 220505 Proveedores nacionales | $ 564.000 | |
| Sumas iguales | $ 600.000 | $ 600.000 |
Errores comunes
- Retener sobre el total con IVA: la base es el valor antes de IVA.
- Retener por debajo de la base mínima: en compras la base es 10 UVT y en servicios, 2 UVT.
- Comprarle a una persona que no factura sin hacer el documento soporte: ese gasto no es deducible.
- Registrar como gasto el IVA descontable: solo va al gasto si la compra no se destina a operaciones gravadas.
La norma
Art. 392 del Estatuto Tributario
«La tarifa de retención en la fuente para los servicios percibidos por los contribuyentes no obligados a presentar declaración de renta y complementarios, es del seis por ciento (6%) del valor del correspondiente pago o abono en cuenta.»
Por eso a Jorge Iván se le retiene 6 % y a Ingeniería Térmica, 4 %. Leer la norma completa
Art. 771-2 del Estatuto Tributario
«Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.»
Ese documento es el documento soporte electrónico. Leer la norma completa