5. Punto de venta: vende en la tienda y cuadra la caja
Abre el turno, vende con lector y foto, cobra mixto, devuelve y cierra con arqueo.
12 minutos · 10 pasos. La Montaña abrió una tienda de fábrica. El 2 de octubre de 2026 la cajera abre el turno con $ 200.000 de base y le vende a un consumidor final dos bolsas de café en grano y un kit V60: $ 163.450. Paga $ 100.000 con tarjeta débito y el resto en efectivo. Después devuelve una bolsa con la válvula rota y al final del día cierra la caja.
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Activa el punto de venta y ponle límites
En Facturación → Punto de venta, pestaña Configuración, marca «Punto de venta activo». En «Límites al vender» va el descuento máximo por rol: el cajero hasta 5 %, el facturador y el operador hasta 10 %; el administrador y el contador no tienen tope. La caja no deja pasar del máximo, el precio escrito a mano es solo para administrador y contador, y nadie más vende por debajo del costo.
Crea la caja con su bodega y su resolución
En la pestaña Cajas, la caja «Tienda de fábrica» saca la mercancía de su bodega y numera con la resolución del documento equivalente POS (prefijo TPOS). Los productos favoritos salen de primeros en la pantalla de venta.
TPOS
¿No estás obligado a facturar? Caja sin resolución
En «Resolución para tiquetes POS (opcional)» escoge «Sin resolución (recibo de venta interno)». La caja entrega recibos RV-1, RV-2… con la leyenda «Documento interno — no es factura ni documento equivalente electrónico», sin envío a la DIAN. Úsala solo si de verdad no estás obligado: si lo estás, asígnale una resolución.
RV
Abre el turno con la base
Facturación → Punto de venta → «Abrir la caja» abre la caja en otra pestaña. Escoge la caja y suma la base con los botones +10, +20, +50 y +100 mil (o el teclado). «Abrir turno» deja constancia de quién abrió y con cuánto.
200.000
Vende con el lector o con la foto
El lector de código de barras «escribe» el código y da Enter: cada lectura suma una unidad. Lo que no tiene código se toca en su foto. A la derecha se arma la venta con el IVA de cada producto (5 % el café, 19 % el kit).
7709015827301
Cobra mixto: tarjeta y efectivo
F8 abre el cobro. Escoge Tarjeta débito (tecla D), escribe 100.000 y el número de aprobación, y «Pagar parte con…». Luego Efectivo (E) y los billetes rápidos +50.000 y +20.000: la caja calcula el cambio, $ 6.550. Nequi (N), Daviplata (A), transferencia (T) y bono (B) funcionan igual. Enter confirma.
6.550
Entrega el tiquete
La venta queda registrada con su tiquete POS a consumidor final. Si la DIAN no responde, el tiquete sale «Pendiente de transmitir a la DIAN» y se envía después solo. Si el cliente pide factura electrónica, en «Ventas del turno» (F7) está el botón «Factura electrónica».
Devuelve sin hacer cuentas a mano
F7 → «Ventas del turno» → «Devolver». Escoge cuántas unidades, en qué se reembolsa y el motivo. «Registrar la devolución» hace la nota de ajuste del documento equivalente (NAP-1): reversa el ingreso y el IVA de esa bolsa y saca la plata del cajón. En una caja sin resolución la devolución es interna (DRV), sin DIAN.
Cierra el turno: arqueo por billetes e informe Z
Menú Turno → «Cerrar el turno y cuadrar la caja». Cuenta billetes y monedas (o escribe solo el total) y lo que dice el datáfono. Debería haber $ 238.250 en efectivo: $ 200.000 de base + $ 63.450 de la venta − $ 25.200 de la devolución. «Cerrar el turno e imprimir el informe Z» cierra y deja el informe con ventas por medio de pago, devoluciones y diferencias; el informe X es el parcial, sin cerrar.
238.250
Mira el turno cerrado
Queda el resumen del turno y el informe Z para imprimir. Si sobró o faltó plata, el cierre lo contabiliza: el sobrante como ingreso y el faltante como cuenta por cobrar al cajero o como gasto, según la configuración.
Qué queda en la contabilidad
CV-00003: tiquete TPOS-1 del 2 de octubre
Al cajón entra lo recibido menos el cambio ($ 70.000 − $ 6.550); la tarjeta va al banco. El ingreso va a una sola cuenta y el IVA se separa por tarifa.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 110505 Caja general (efectivo) | $ 63.450 | |
| 111005 Bancos: moneda nacional (tarjeta débito) | $ 100.000 | |
| 413505 Venta de productos (café y kit V60) | $ 143.000 | |
| 240805 IVA generado en ventas 19% | $ 18.050 | |
| 240802 IVA generado en ventas 5% | $ 2.400 | |
| Sumas iguales | $ 163.450 | $ 163.450 |
NC-00001: nota de ajuste NAP-1 por la bolsa devuelta
Sale la plata del cajón y se reversan el ingreso y el IVA de esa bolsa.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 110505 Caja general (reembolso en efectivo) | $ 25.200 | |
| 417505 Devoluciones en ventas | $ 24.000 | |
| 240802 IVA generado en ventas 5% | $ 1.200 | |
| Sumas iguales | $ 25.200 | $ 25.200 |
CJ-00001: cierre del turno
El arqueo cuadró exacto, así que el cierre solo causa la comisión del datáfono: 1,5 % de $ 100.000.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 530515 Comisiones | $ 1.500 | |
| 111005 Bancos: moneda nacional | $ 1.500 | |
| Sumas iguales | $ 1.500 | $ 1.500 |
Errores comunes
- Abrir el turno sin contar la base: el arqueo del cierre ya no te dice si falta plata.
- Darle a un cajero descuento sin tope: ponle el máximo por rol en «Límites al vender».
- Usar la caja sin resolución estando obligado a facturar: el recibo RV no es factura ni documento equivalente.
- Devolver con un egreso o una nota manual: hazlo desde «Ventas del turno» para que el IVA y el cajón queden bien.
- Escribir el total contado sin revisar el datáfono: la diferencia de la tarjeta también va en el cierre.
La norma
Art. 616-1 del Estatuto Tributario
«La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.»
Por eso la venta al consumidor final lleva tiquete POS: es documento equivalente (Res. DIAN 000165 de 2023). Leer la norma completa