7. Facturas recibidas de la DIAN: causa la compra sin digitarla
Trae las facturas de tus proveedores, revisa la retención y causa en un solo paso.
12 minutos · 8 pasos. El 3 de septiembre de 2026 Empaques y Válvulas del Eje le factura a La Montaña 1.000 bolsas valvuladas kraft de 500 g a $ 1.200 más IVA del 19 % (factura electrónica EV-3021, a 30 días). El 8 de septiembre le envía la nota crédito NC-118 por 100 bolsas que llegaron rotas.
Pruébalo en AzienttoPaso a paso
Abre la bandeja de recibidas
En Compras → Bandeja de la DIAN → Por causar llegan las facturas que te hicieron. «Traer de la DIAN» las descarga; «Importar el reporte de la DIAN» lee el Excel que bajas del portal; en «Más» están «Subir XML o ZIP» y «Desde una foto de la factura». También puedes arrastrar el Excel o los XML a la bandeja.
Abre la factura que llegó
Cada documento queda «Por revisar» con su proveedor, valor y CUFE. Si el proveedor no existe en Azientto, se crea al aprobar con los datos del XML.
EV-3021
Revisa la cuenta y la retención
El motor calcula la retención con el RUT del proveedor y la norma de la fecha de la factura: al del SIMPLE no se le retiene renta (art. 911 ET), al autorretenedor tampoco (art. 368-2), al no declarante va la tarifa mayor, y si la base no llega al mínimo en UVT te lo dice («Base $ X menor a N UVT…»). Las bolsas son compras generales: 2,5 % sobre $ 1.200.000 = $ 30.000 (base mínima 10 UVT, $ 524.000). ReteIVA y reteICA solo si tu empresa es agente.
30.000
Fíjate en los avisos antes de aprobar
Si el NIT está en el listado de proveedores ficticios de la DIAN (art. 671 ET), sale en rojo «Proveedor ficticio según la DIAN»: Azientto no te bloquea, pero esa compra no da costo, deducción ni IVA descontable. Si dejas las líneas «Sin IVA» y la DIAN trae IVA (o causas más IVA del que trae la factura), el candado «El IVA no es el que reporta la DIAN» te frena: «Revisar», o «Causar así» si de verdad ese IVA no es descontable y va como mayor valor del gasto. En moneda extranjera se usa la TRM que trae el XML.
Aprueba y causa
«Aprobar y causar» crea la factura de compra con su comprobante CC y el asiento. Lo que escojas (cuenta, centro de costo, concepto de retención, IVA y plazo) queda en el perfil del proveedor: Azientto aprende, y de ahí en adelante las facturas de ese proveedor llegan a esa cuenta, con todo puesto, y solo revisas lo dudoso. Con un proveedor nuevo propone la cuenta por su actividad o su nombre (la Cámara de Comercio, a gastos legales).
Mira lo que quedó causado
El documento pasa a «Aprobado» y te dice en qué factura de compra quedó, con su contabilización. Desde «Ver factura» la pagas con un egreso como cualquier compra.
Envía los eventos a la DIAN (RADIAN)
En la factura de compra, el panel «Eventos DIAN» manda, en orden, el acuse de recibo (030), el recibo del bien o servicio (032) y la aceptación expresa (033) o el reclamo (031). Si no reclamas dentro de los tres días hábiles, la factura queda aceptada tácitamente: la campana te lo avisa antes («1 factura de proveedor por aceptar o reclamar · Aceptación tácita el …»).
Registra la nota crédito del proveedor
La NC-118 llega a la misma bandeja y te dice «Corrige la factura EV-3021…». No se causa como compra: «Registrar nota crédito» abre la nota crédito de compra con la factura ya escogida, para bajar la deuda, el gasto y el IVA descontable. Si la apruebas en lote con «Aprobar y causar», Azientto la registra sola como nota crédito por valor contra la factura que corrige.
Qué queda en la contabilidad
Comprobante CC: factura EV-3021 de Empaques y Válvulas del Eje
El gasto por la base, el IVA descontable aparte, la retención que practicas y al proveedor solo lo que le vas a pagar (regla 5: en compras la retención sí baja el valor a pagar).
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 519595 Otros gastos diversos | $ 1.200.000 | |
| 240810 IVA descontable en compras | $ 228.000 | |
| 220505 Proveedores nacionales | $ 1.398.000 | |
| 236540 Retención en la fuente: compras | $ 30.000 | |
| Sumas iguales | $ 1.428.000 | $ 1.428.000 |
Errores comunes
- Digitar a mano una factura que ya está en la DIAN: tráela y causa desde el XML, con su CUFE.
- Aprobar sin mirar el concepto de retención: la primera factura de un proveedor llega sin histórico y la cuenta es la de gastos por defecto.
- Causar la nota crédito del proveedor como si fuera otra compra: regístrala con «Registrar nota crédito».
- Dejar pasar los tres días hábiles sin reclamar una factura con errores: queda aceptada.
- Ignorar el aviso de proveedor ficticio: esa compra no da costo ni IVA descontable.
La norma
Art. 773 del Código de Comercio (mod. art. 86 de la Ley 1676 de 2013)
«La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción.»
Por eso los eventos RADIAN (Res. DIAN 000085 de 2022) tienen afán: tres días hábiles para reclamar. Leer la norma completa
Art. 485 del Estatuto Tributario
«El impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la adquisición de bienes corporales muebles y servicios.»
El IVA de la factura de compra es descontable: por eso el candado compara con lo que reporta la DIAN. Leer la norma completa