8. Recibos de caja, egresos y conciliación bancaria
Registra lo que entra y sale del banco y concilia el extracto con los libros.
15 minutos · 11 pasos. El 28 de agosto Almacenes La Cosecha paga la factura: transfiere $ 2.952.000 y te envía el certificado de la retención del 2,5 % ($ 72.000). El 29 La Montaña le paga a Ingeniería Térmica. A fin de mes llega el extracto de Bancolombia.
Pruébalo en AzienttoPaso a paso
Registra tu cuenta bancaria
En Conciliación bancaria → Cuentas bancarias crea la cuenta y amárrala a su subcuenta del PUC (111005). Así cada recibo y cada egreso sabe de dónde sale la plata.
Haz el recibo de caja
En Cuentas por cobrar → Nuevo recibo busca al cliente y pon la fecha y lo que realmente entró al banco. En «Retenciones que te practicó el cliente» (no entran en plata, pero bajan la cartera) va la retención. «Aplicar a la más antigua» abona la factura.
72.000
Mira el asiento antes de contabilizar
«Ver el asiento» te muestra el comprobante y si cuadra. Solo entonces se habilita «Contabilizar recibo».
Paga al proveedor con un egreso
En Compras → Egresos → Nuevo egreso escoge el proveedor: salen sus facturas por pagar. Revisa de qué cuenta sale la plata, «Pagar todo» y registra el egreso. Aquí dejamos sin marcar «Causar el GMF 4 × 1.000» porque ese cobro lo registras desde el extracto.
Carga el extracto del banco
En la pestaña Cargar extracto escoge la cuenta y el mes, pon los saldos inicial y final y sube el archivo tal como lo baja tu banco: OFX o QFX, Excel o CSV de Bancolombia, Davivienda, BBVA, Bogotá, Occidente o Nequi, y hasta el PDF o una foto del extracto (los lee la IA). El saldo inicial tiene que ser el final del extracto anterior, y si los movimientos no cuadran con los saldos, el extracto no se carga.
Concilia automáticamente
En la pestaña Conciliar escoge el extracto y toca «Conciliar»: Azientto cruza con libros, reconoce los cargos del banco y los cobros o pagos de facturas. Lo seguro lo aplica según tu configuración; lo demás queda en «Sugerencias» para que lo apruebes uno a uno, por tipo o con «Contabilizar lo seguro».
Cruza varios contra uno
Cuando el banco junta lo que tú registraste separado (una consignación por tres recibos) o al revés (un egreso que el banco pagó en dos), en la pestaña Conciliar, vista «Extracto y libros», toca la fila del banco y las de libros que van con ella (o al revés): arriba sale lo que suma cada lado y la diferencia, y «Cruzar seleccionados» se habilita cuando la diferencia da $ 0. Se admite uno del banco contra varios de libros y varios del banco contra uno de libros; varios contra varios no: pártelo en cruces más pequeños. Si hasta 4 recibos de días cercanos suman exacto la consignación, «Conciliar» ya te lo propone en «Sugerencias» como cruce con libros para que lo apruebes. Si el banco reversó un movimiento (entró y salió lo mismo), escoge solo las dos filas del banco: se cruzan entre sí, sin asiento.
Registra el 4 × 1.000 desde el extracto
Lo que está en el banco y no en los libros (4 × 1.000, comisiones, IVA de la comisión, intereses) queda Pendiente. Regístralo desde su fila con «Registrar como…» → 4x1000: queda su asiento sin escribirlo. En agosto son tres: el de la póliza, el del egreso y el del pago de la nómina. «Conciliar» los reúne en «Sugerencias»: los reconoce por el catálogo y por las reglas que Azientto aprende de lo que ya registraste («Aprendida»), así el mes siguiente salen solos.
Revisa el reporte
En la pestaña Reporte, las partidas conciliatorias explican la diferencia entre el saldo del banco y el de libros: «(+) Depósitos en tránsito» (lo que registraste y el banco aún no abona) y «(-) Cheques en tránsito» (lo que pagaste y aún no se cobra). Si todo quedó emparejado, el saldo ajustado del extracto es igual al de libros y la DIFERENCIA da $ 0.
Cierra la conciliación a tu criterio
Si quedan partidas que se aclaran el mes siguiente, «Cerrar conciliación» igual te deja cerrar: el cierre queda a tu criterio, aunque haya diferencia o partidas pendientes. No toca los libros y deja constancia en el reporte: «Cerrada por … el … con diferencia $ … y N partida(s) pendiente(s).». «Reabrir» la devuelve a trabajo.
partidas pendientes que se aclaran el mes siguiente
Devuelve un anticipo en dinero
Si un cliente pagó de más o canceló un pedido, su saldo a favor está en Cuentas por cobrar, pestaña Anticipos. «Devolver en dinero» → «Registrar devolución» hace el comprobante de egreso: debita el anticipo (280505) y acredita el banco. Así el pago sale en la conciliación como cualquier egreso.
Qué queda en la contabilidad
Recibo de caja de Almacenes La Cosecha, 28 de agosto
Entra al banco lo transferido; la retención queda como anticipo de tu renta y la cartera se cancela completa.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 111005 Bancos: moneda nacional | $ 2.952.000 | |
| 135515 Retención en la fuente a favor | $ 72.000 | |
| 130505 Clientes nacionales | $ 3.024.000 | |
| Sumas iguales | $ 3.024.000 | $ 3.024.000 |
Egreso a Ingeniería Térmica del Café, 29 de agosto
Se cancela la cuenta por pagar y sale la plata del banco.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 220505 Proveedores nacionales | $ 1.725.000 | |
| 111005 Bancos: moneda nacional | $ 1.725.000 | |
| Sumas iguales | $ 1.725.000 | $ 1.725.000 |
4 × 1.000 del egreso, registrado desde el extracto
El banco cobró el gravamen sobre el retiro: $ 1.725.000 × 4 / 1.000.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 51159501 Gravamen a los movimientos financieros (GMF) | $ 6.900 | |
| 111005 Bancos: moneda nacional | $ 6.900 | |
| Sumas iguales | $ 6.900 | $ 6.900 |
Errores comunes
- Poner en el recibo el valor de la factura y no lo que entró: la retención va en su casilla, no dentro del valor recibido.
- Volver a registrar una retención que ya estaba en la factura: el saldo de la factura ya la tiene descontada.
- Conciliar «a ojo» sin cargar el extracto: las partidas viejas sin cruzar se vuelven imposibles de explicar.
- Registrar el 4 × 1.000 con una nota manual: hazlo desde el extracto para que quede conciliado.
- Devolver un anticipo con una nota de contabilidad: usa «Devolver en dinero» para que quede el egreso y el cruce del banco.
La norma
Art. 871 del Estatuto Tributario
«El hecho generador del Gravamen a los Movimientos Financieros lo constituye la realización de las transacciones financieras, mediante las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros»
Cada pago que sale del banco trae su 4 × 1.000. Leer la norma completa
Art. 115 del Estatuto Tributario
«En el caso del gravamen a los movimientos financieros será deducible el cincuenta por ciento (50%) que haya sido efectivamente pagado por los contribuyentes durante el respectivo año gravable»
En la renta solo deduces la mitad del 4 × 1.000. Leer la norma completa